Ladrones del Tiempo: ¿Qué Son y cómo Combatirlos?

En el siguiente artículo, vamos a conocer a los principales «LADRONES DEL TIEMPO», qué son y cómo combatirlos.

Es importante reconocerlos, identificarlos y usar técnicas para combatirlos, ya que de esta forma podremos evitar interminables jornadas laborales que nos roban el tiempo para otras actividades, cómo la familia o los amigos.

Vamos a descubrir que nos rodean multitud de ladrones de tiempo, demasiados. Tanto a personas, como a actividades. Estos nos impiden «INVERTIR» nuestro tiempo en desarrollar nuestros propósitos o metas.

Los «LADRONES DEL TIEMPO» pueden venir del exterior, pero en muchas ocasiones, los generamos nosotros mismos.

 ¡VAMOS A CONOCERLOS Y DERROTARLOS! 


➤ Principales «LADRONES DEL TIEMPO» y Técnicas para Combatirlos

Existen ladrones del tiempo externos e internos, vamos a analizar los diferentes tipos que existen y cómo combatirlos.


Ladrones del Tiempo de Tipo 1: LAS PERSONAS

Personas, sí, sí, Personas. En todas la organizaciones hay la típica persona, colega o jefe, que te roba el tiempo hablando de temas que no te aportan nada en tu mundo laboral, se trata de las típicas personas que se dedican a los rumores, a explicar sus propias batallas y que en las que no vemos la forma de escapar.

Recuerdo que en mis inicios laborales teníamos una persona así en el departamento, éramos jóvenes y ante la falta de técnicas más profesionales, lo que decidimos era que, en caso de que esa persona estuviese con alguno de nosotros, por temas no laborales, haríamos una señal pidiendo auxilio y uno del equipo interrumpiría la conversación, desde luego no es un ejemplo de cómo actuar, pero sí de lo grave de la situación.

    • En el caso de las personas, lo más adecuado es aprender a decir que NO, de forma educada, de forma asertiva, pero con rotundidad hemos de cortar a este tipo de ladrones de tiempo, expresiones como:
“Perdona pero ahora no puedo”
 
“Cuando tomemos un café lo acabamos de comentar” 

“Perdona que te interrumpa, pero en mi jornada laboral 
ME GUSTA CONCENTRARME”
    • También tenemos que lidiar con los que nos interrumpen, en la actualidad la mayoría de las oficinas son espacios abiertos y buscar la concentración se convierte en una tarea difícil, una solución es buscar salas para realizar aquellas tareas de mayor concentración a puerta cerrada.

Si no es posible, una técnica muy sencilla es crear tu propio semáforo para poner en la mesa, Rojo es no molestar y Verde, es que puedes tener interrupciones como preguntas, consultas o comentarios.

En mi caso, he utilizado hasta los típicos letreros de las puertas de los Hoteles:

 “Se ruega NO MOLESTAR”  

 


Ladrón del Tiempo de Tipo 2 = NOSOTROS MISMOS

Este es un tipo de «Ladrón del Tiempo» muy complejo, posiblemente es el peor. Veamos qué podemos hacer por nosotros mismos para no robarnos el tiempo.

"DESORGANIZACIÓN"

Si somos personas desorganizadas el tiempo se nos va y no sabemos cómo, en general empleamos mucho tiempo en ver que es lo próximo qué vamos a hacer.

En ocasiones, saltamos de una tarea a otra sin finalizarla y, por tanto, cuando la retomemos deberemos invertir tiempo en ver donde estamos. En este caso, la recomendación es preparar un "PLAN DIARIO DE ACTIVIDADES" y ser estrictos en su seguimiento.

Una buena forma de organizarse es dedicar, a primera hora, unos minutos para "PLANIFICAR EL DÍA" y marcar las pautas a seguir, agrupar tareas, planificar llamadas, discernir que es a corto plazo, eso será lo primero en abordar, y que es a medio y largo plazo o que necesita mayor concentración.

"HERRAMIENTAS"

Herramientas hay muchas, desde la típica hoja del TODO que hacemos por la mañana, hasta establecer en nuestro calendario acciones y tiempos asignados.

"EVITAR INTERRUPCIONES"

Digamos que nos referimos a interrupciones nuestras, como las redes sociales, mensajes instantáneos, tanto externos de familiares y amigos, como internos a través de redes de la empresa, etc.

Si siempre los tenemos abiertos, cuando recibamos notificaciones de forma instintiva las leeremos y querremos contestar con lo que serán una interrupción y nos romperán nuestra concentración.

Hemos de tener en cuenta que tras una interrupción, tardamos unos 15 minutos en retomar nuestra tarea.

¿Qué podemos hacer para "SER ESTRICTOS" con nosotros mismos? 

Pues cerrando todas las aplicaciones, dejaremos que entren y de forma activa, según tengamos planificado, entraremos 2 o 3 veces al día a ver lo que hay, eliminar lo urgente que nos puede distraer y dejar lo no urgente para otro momento.

"MALENTENDIDOS"

Cuando delegamos una tarea y no nos comunicamos correctamente o cuando aceptamos una tarea y no la hemos entendido correctamente, se generan los malentendidos, estos hacen que nos pongamos a trabajar o que nuestro equipo se ponga a trabajar con una "META INCORRECTA", generando una pérdida de tiempo y provocando retrasos y rehacer tareas.

En este caso, hemos de ser cuidadosos con nuestras comunicaciones, escucharemos con atención, una escucha activa que nos lleve a hacer las "PREGUNTAS OPORTUNAS" para que todo quede claro.

"DELEGAR"

Si hemos de delegar, nos prepararemos para hacerlo con claridad y estaremos abiertos a cuestiones que ayuden al equipo.

En el caso de delegar, es muy importante "EXPLICAR" al equipo el porque de esa tarea, ya que le ayudará a centrar los esfuerzos y que todos seamos más "EFICIENTES" con nuestro tiempo.


Ladrón del Tiempo de Tipo 3 = LAS REUNIONES

Reuniones, en este caso, no es un ladrón de tiempo solo para una persona, lo es para todo un grupo. A medida que las organizaciones han pasado de ser menos piramidales o jerarquizadas, a modelos de trabajo por objetivos, el número de reuniones ha crecido de forma exponencial.

Por un lado, se trata de un hecho positivo, todos somos participes de las acciones y estamos altamente implicados, creciendo la motivación, sin embargo, si estás reuniones no están bien llevadas, se convierten en ladrón de tiempo (multiplicado por todos los participantes).

Cómo EVITAR “PERDER el TIEMPO”

Lo más importante es ver la necesidad de la reunión y evaluar quién debe asistir, personas implicadas.

Las reuniones las deberemos preparar correctamente, agenda a seguir, con temas a tratar y objetivos a conseguir, es muy importante la delimitación de tiempo y, sobre todo, hemos de pedir a los participantes que sean concisos en sus aportaciones, evitemos las batallitas y los comentarios que no aporten valor.

Una habilidad a desarrollar es la de "SINTETIZAR", nos ayudará a nosotros y a los demás.

Una cuestión muy actual sobre las reuniones es el tema de las «TELECONFERENCIAS«, se trata de un ahorro en costes de viajes para las empresas y en tiempo a los empleados, por tanto, intentaremos que nuestras reuniones sean, en caso de grupos distribuidos geográficamente, con esta tecnología.

Eso si, actuaremos como hemos comentado anteriormente y tendremos toda la parafernalia tecnológica preparada (que no siempre es fácil).


Ladrón del Tiempo de Tipo 4 = FALTA DE LIDERAZGO

La «FALTA DE LIDERAZGO«, si somos personas a la que nos cuesta decir no, tenemos dificultades a la hora de delegar o aplazamos demasiado tiempo la toma de decisiones, estaremos perdiendo mucho tiempo. Tal vez la solución pasa por analizar y desarrollar tus habilidades de liderazgo personal.

Se trata de habilidades que se pueden desarrollar a través de formaciones y de establecer nuestras propias metas, en el caso de No saber decir No, podemos encontrar diferentes tipos de ayuda.

Os recomendamos el libro de “LA ASERTIVIDAD": 
expresión de una sana autoestima de Olga Castanyer.

En el caso de dificultades en la toma de decisiones, se trata de práctica, nos encanta la frase de “EL ANÁLISIS LLEVA A LA PARÁLISIS”, no debemos actuar paralizándonos hasta tenerlo todo claro, podemos perder oportunidades, pero tampoco eternizaremos la toma de decisiones.

"PROCRASTINAR"

O lo que es lo mismo, «POSPONER UNA DESICIÓN» sólo nos agrava el problema, debemos tener PROACTIVIDAD en nuestro liderazgo y actuar rápido, esto nos ayudara a ahorrar tiempo y dolores de cabeza.

Y en el caso de «DELEGAR», es una cuestión de «CONFIANZA» en nuestro equipo, y se trata de un tema vital para no hacer las cosas nosotros mismos, con el riesgo de no hacerlas correctamente.

Hemos de aprender a "DELEGAR DE FORMA CORRECTA", 

Una buena comunicación nos ayudará a «GANAR TIEMPO», crecer como lideres y ayudar a crecer a los que nos rodean.

Espero haberte ayudado y que hayas invertido bien tu tiempo.

  "DEBES HUIR DE LOS LADRONES DE TIEMPO"

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